Die Daten sind sicher. Sind sie??
Seit den letzten Microsoft-(Office-)365-Updates sind wir beim Öffnen einer (lokal gespeicherten) Datei mit einem neuen gelben Streifen am oberen Rand konfrontiert. Nicht „Bearbeiten gesperrt“ oder „Inhalt aktivieren“ oder ähnliches, sondern:
Und öffnen wir ein Explorer-Fenster, so sehen wir oben als „Pfadangabe“:
Super, Windows und Office weisen uns auf die Datensicherung hin. Wenn wir uns darauf einlassen, kommt ein solches Fenster:
Mit einem Klick auf die blaue Schaltfläche oder einfach Return/Enter geht es los: Alle in der Auflistung angegebenen Dateien werden gesichert. — Was wollten wir eigentlich gerade tun? Wieso mischt sich das System in unsere Arbeit ein? Merke: Meldung bzw. Fenster zuerst lesen, dann klicken. Es entsteht natürlich kein Schaden, wenn ich meine Dateien „sichere“ – nur: wenn das mitten in eine andere Arbeit hinein angestoßen wird, kann der Schaden indirekt entstehen, weil ich … nicht weiterarbeiten kann.
Aber viel wichtiger: Wohin wird denn eigentlich gesichert? Nun, bei genauerem Lesen ist es klar: Ihre Dateien werden auf der Microsoft-Cloud OneDrive gespiegelt. Und natürlich sagt Microsoft, dass die Dateien dann sicher sind.
Warum nicht gleich so?
Immer mehr Menschen sagen: Ich speichere nur auf OneDrive. Dann kann ich von überall her auf meine Dateien zugreifen, und wenn mein PC kaputt geht, habe ich sie trotzdem. Denn dort sind sie sicher.
Doch wenn ich nun in eine Situation gerate, in der die Cloud sich verdrückt hat? In der ich auf mein OneDrive nicht zugreifen kann? Kein WLAN, Office-Lizenz abgelaufen, technische Probleme, OneDrive ist nicht mehr im Windows-Explorer zu finden … alles möglich und schon dagewesen.
Was ist denn nun eine Sicherung??
Ganz schlicht: Daten doppelt halten, für den Fall eines Problems, oder auch, und denken Sie nach, wie oft das passiert: für den Fall, dass Sie eine Datei gelöscht oder mit einer gleichnamigen überschrieben haben, in eine Datei etwas Falsches hineingeschrieben haben und dergleichen mehr. Und doppelt heißt: zweimal für Sie zugreifbar, und zweimal getrennt voneinander, so dass, wenn eine Kopie der Daten nicht zugänglich ist, die andere noch da ist.
Ob Sie nun auf Ihrer lokalen Festplatte oder in Ihrem „persönlichen OneDrive“ speichern, eine Datensicherung ist nur sinnvoll, wenn sie auf einem externen Speichergerät liegt, das für Sie erreichbar ist, und auf das Sie regelmäßig (!!) Ihre Daten kopieren. Nach der Arbeit. Das kann ein (oder können mehrere) USB-Stick(s) sein, eine externe Festplatte, ein NAS (Network attached Storage) oder Server, auf den ein automatisches tägliches Backup (Datenkopie) durchgeführt wird. Letzteres ist schon eine Königslösung und für berufliche PC-Aufgaben nicht wegzudenken, denn ein Backup-Programm prüft eigenständig, welche Dateien geändert wurden und neu gesichert werden müssen, und es behält auch Datei-Vor-Versionen der vorigen Tage, so dass, und auch das kommt gar nicht so selten vor, eine Datei wiederhergestellt werden kann, die Sie gestern mit falschem Inhalt gefüllt und danach schon gesichert haben. Oder eine Datei, die bei einem PC-Absturz korrumpiert wurde und danach gesichert, weil es zu spät gemerkt wurde.
Das ist Aufwand, klar. Aber ein uralter IT-Merksatz lautet:
Entweder man hat eine Datensicherung oder man wird sehr bald eine brauchen …
Und Sie haben ja auch Hausratversicherungen und Unfallversicherungen nicht abgeschlossen, weil Sie nun Ihr Porzellan zertrümmern oder Ihr Auto vor die Wand fahren wollen. Datensicherung ist Datenversicherung.
Noch ein Anekdötchen am Rande. Neulich im Fernsehkrimi sagt Ermittelungsbeamtin zum Kollegen: Hoffen wir, dass der Tote seine Daten in der Cloud gespeichert hat, dann können wir sie auslesen. Merke: Die Cloud ist nicht nur Ihre eigene, egal, was Microsoft behauptet.